بر اساس قانون تجارت همه افرادی که شرکت ثبت می‌کنند بعد از این کار باید برای شفاف‌سازی درآمدها و هزینه‌هایشان برای پلمپ دفاتر قانونی اقدام کنند.
در حقیقت بعد از ثبت شرکت باید دفاتری تهیه شود که در این دفاتر هزینه و مخارج و درآمدهای شرکت را ثبت کنند. دفاتر تجاری دارای اهمیت و سندیت هستند به همین دلیل قانونگذار به طور خاص برای این دفاتر تعیین و تکلیف کرده است.
همه دفاتر مذکور به جز دفتر کپیه پیش از اینکه چیزی در آن نوشته شود پلمپ می‌شوند.
اما دفتر کپیه به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد و اوراق آن باید دارای نمره ترتیبی باشد.
بر اساس قانون تجارت برای تنظیم و نوشتن دفاتر تجاری باید همه معاملات و صادرات و واردات مطابق تاریخ در صفحات مخصوص آن‌ها نوشته شود.
همچنین باید توجه داشت که آسیب رساندن به دفتر و یا صفحه و فضای خالی بیش از اندازه ایجاد کردن و یا در حاشیه یا بین سطور دفتر چیزی نوشتن قابل قبول نیست. دلیل سختگیری در مورد این دفاتر اهمیت تجاری آن‌ها و جلوگیری از تقلب و جعل است. اگر در اطلاعات ذکر شده در این دفاتر اشتباهی رخ دهد باید در یک صفحه به طور کامل این موضوع توضیح داده شود. اگر دفتر تجاری بر طبق قانون و به طور دقیق تنظیم نشود می‌تواند علیه صاحب آن به کار گرفته شود.
هر سال در ماه اسفند اشخاص آخرین فرصت را برای درخواست دفاتر قانونی سال مالی بعد دارند. در همین زمان باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند و پیش از اتمام سال مالی به اداره ثبت درخواست دهند.
بر طبق قانون تجارت تاجر باید همه دفاتر خود را از پایان هر سال لااقل تا ده سال نگهداری کند و اگر یک شرکت منحل شد باید از زمان اتمام تسویه با نظر و اجازه مدیر ثبت اسناد در جایی به مدت ده سال حفظ شود
همانطور که ذکر شد بر طبق ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری را به موجب قانون داشته باشند و این دفاتر شامل دفتر کل، دفتر روزنامه، دارایی و کپیه است.
بر اساس قانون تمام شرکت‌ها و موسسه‌ها که در اداره، ثبت می‌شوند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.
دلیل اینکه به این دفاتر دفتر پلمپ می‌گویند این است که این دفاتر در اداره پلمپ می‌شوند.
تمام اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده‌اند و تمام اشخاص حقیقی که صاحب کسب و کار هستند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. علاوه بر این اشخاصی که فروش آن‌ها و یا ده برابر درآمد آن‌ها از سال ۱۳۹۲ به بعد بیش از ۳ میلیارد تومان بوده باشد مشمول عملیات پلمپ هستند. برای وکلا و پزشکان این مبلغ باید بیش از یک و نیم میلیارد تومان باشد تا مشمول پلمپ شوند. علاوه بر این تشکل‌های قانونی همانند احزاب و اتحادیه‌های صنفی هم باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.
برخی از افراد بدون درنظر گرفتن میزان درآمدشان مشمول عملیات پلمپ هستند. در ادامه به این اشخاص اشاره شده است:
هر سال در ماه اسفند اشخاص آخرین فرصت را برای درخواست دفاتر قانونی سال مالی بعد دارند. در همین زمان باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند و پیش از اتمام سال مالی به اداره ثبت درخواست دهند.
حتی اگر شرکتی فعالیت خود را شروع نکرده باشد باز هم باید برای این کار درخواست بدهد. در حقیقت برای سال مال پیش رو باید برای پلمپ دفاتر اقدام کرد و تفاوتی ندارد که پیش از این پیشینه‌ای بوده یا نه.
همانطور که ذکر شد اشخاص حقیقی و حقوقی موظف به پلمپ دفاتر قانونی هستند. هر کدام از این اشخاص برای این کار باید مدارکی ارائه دهند:
اگر پلمپ برای اشخاص حقیقی است باید اصل اظهارنامه پلمپ، که از اینترنت دریافت شده با مهر و امضا ارائه شود. علاوه براین باید تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ و تصویر پروانه کسب و مجوز فعالیت کسبی نیز ارائه شود. اگر وکیل یا نماینده برای پلمپ معرفی شده باشد باید وکالتنامه هم ارائه شود. اگر دفاتر پلمپ متعلق به اشخاص حقوقی باشد، اصل اظهارنامه پلمپ با امضا، کپی روزنامه تاسیس و کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی ، تصویر کارت ملی مدیرعامل و اصل یا تصویر وکالتنامه یا معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی را باید ارائه کرد.
پس از اینکه اظهارنامه پلمپ دفاتر تکمیل شد و در سیستم درخواست ثبت شد از طریق اینترنت باید هزینه‌های پلمپ دفاتر قانونی را پرداخت کنید
مهلت زمان پرداخت هزینه‌های قانونی سه روز بعد از تایید اظهارنامه است.
باید بعد از تایید کارشناس حقوقی اداره پرداخت شود تا پس از آن به وسیله پست برای متقاضی پلمپ دفاتر ارسال شود.
